The organization should establish and implement a communication process to ensure effective internal and external communication related to the AI management system. This process should clearly define:

• what information needs to be communicated (content)
• when it should be communicated (timing)
• to whom it should be communicated (audience, both internal and external stakeholders)
• how it will be communicated (method of delivery).

The organization should establish and implement a process to raise awareness among all individuals working under its direction regarding the AI management system. This program should include communication of the AI policy, clarification of how individual roles contribute to the system's effectiveness and better AI performance, and outlining the potential consequences of non-compliance with the AI management system requirements.

Organisaation olisi laadittava selkeät ohjeet siitä, miten käyttäjille ilmoitetaan, kun he ovat vuorovaikutuksessa tekoälyn tuottaman tai manipuloidun sisällön kanssa. Näin varmistetaan läpinäkyvyys ja estetään harhaanjohtaminen. Aiheita voivat olla esimerkiksi:

• tekoälyn tuottaman tai olennaisesti muokatun sisällön julkistaminen.
• Tarkkuus ja harhaanjohtamattomuus.
• Yleisölle ymmärrettävät tiedotukset.
• epäselvän tai teknisen terminologian välttäminen julkisissa tiedoissa.
• tekoälyn tuottaman tekstin, kuvien, äänen tai videon julkistaminen.
• Tekoälyn muokkaaman tai muuntaman ihmisen luoman sisällön julkistaminen.
• Ihmisen vastuu julkaistusta sisällöstä

Organisaation olisi määriteltävä ja dokumentoitava virallisesti vastuut, jotka koskevat tekoälyjärjestelmiä koskevien tietojen välittämistä asianomaisille osapuolille. Tähän kuuluu sen määrittely, mitä tietoja jaetaan, kenelle ja kuka vastaa viestinnästä.