Organisaation olisi luotava ja ylläpidettävä prosesseja dokumentoidun tiedon tehokasta valvontaa varten koko sen elinkaaren ajan. Tähän sisältyy:

• Jakelu ja pääsy: Sen varmistaminen, että dokumentoitua tietoa on saatavilla siellä, missä sitä tarvitaan, ja että pääsyä valvotaan luokittelun ja tiedonsaantitarpeen periaatteiden mukaisesti.
• Varastointi ja säilyttäminen: Turvallisen säilytyksen toteuttaminen eheyden ja luottamuksellisuuden suojaamiseksi ja luettavuuden säilyttämiseksi.
• Muutosten hallinta: Käytetään versionhallintaa ja määriteltyjä menettelyjä dokumentoituun tietoon tehtävien muutosten hallintaan.
• Säilyttäminen ja hävittäminen: Säilytysaikojen määrittely ja turvallisten hävittämismenetelmien käyttö, kun tietoja ei enää tarvita.
• Ulkoisten asiakirjojen valvonta: Ulkopuolisista lähteistä peräisin olevan, hallintajärjestelmän kannalta tarpeellisen dokumentoidun tiedon tunnistaminen, tarkastelu ja valvonta.

The organization should establish procedures for handling documented information that becomes obsolete, ensuring it is promptly removed from all points of issue and use or otherwise safeguarded against unintended application. Additionally, documented information retained for archival, legal, or knowledge purposes should be suitably identified and protected to maintain its integrity and accessibility while preventing its misuse as current operational information.